E-Rechnung am Mac erstellen mit XRechnung und ZUGFeRD

Ab dem 1. Januar 2027 müssen die ersten Unternehmen ihren Geschäftskunden in Deutschland E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 fast alle. Diese Anleitung zeigt an einem durchgespielten Beispiel, wie Sie eine E-Rechnung am Mac erstellen, welches Format Ihr Kunde braucht und wie Sie die Datei vor dem Versand prüfen.

Das Beispiel ist eine Rechnung an eine Behörde, die erfundene Stadt Musterstadt. Sie braucht eine XRechnung mit Leitweg-ID, also den anspruchsvollsten Fall. Für Firmenkunden reicht meist weniger, dazu mehr im Abschnitt zur Formatwahl.

Was als E-Rechnung zählt

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwei Arten von Rechnungen. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich elektronisch verarbeiten. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alles andere ist eine „sonstige Rechnung“: die Papierrechnung, aber auch eine PDF per E-Mail.

In Deutschland verbreitet sind zwei Formate, die beide der Norm entsprechen:

• XRechnung ist eine reine XML-Datei nach den deutschen Regeln für die öffentliche Verwaltung. Ein Mensch liest sie nur mit einem Anzeigeprogramm.
• ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine gewohnte PDF zum Lesen, in die eine XML-Datei für die Buchhaltungssoftware eingebettet ist. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD laut Bundesfinanzministerium ab Version 2.0.1, nicht aber in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Bei ZUGFeRD zählt steuerlich der XML-Teil. Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen dort stehen, und weichen PDF und XML voneinander ab, gilt die XML. Andere Formate sind ebenfalls möglich, wenn Sie das mit Ihrem Kunden vereinbaren und sich alle Angaben vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen.

Ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen

1. Seit 1. Januar 2025 Alle Unternehmen im Inland müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Wer Ihnen eine E-Rechnung schickt, braucht dafür Ihre Zustimmung nicht.
2. 2025 und 2026 Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Eine PDF oder ein anderes elektronisches Format, das keine E-Rechnung ist, ist nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
3. 2027 Lag Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie E-Rechnungen ausstellen. Lag er darunter oder genau bei 800.000 Euro, gilt die Regel von 2025 und 2026 bis Ende 2027 weiter. Ebenfalls bis Ende 2027 erlaubt bleibt der Austausch per EDI, wenn der Empfänger zustimmt.
4. Ab 1. Januar 2028 Die E-Rechnung ist für alle Rechnungen Pflicht, die unter die Regel fallen, unabhängig vom Umsatz.

Die Pflicht betrifft Rechnungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind, also dort ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine an der Leistung beteiligte Betriebsstätte haben, ersatzweise ihren Wohnsitz. Keine E-Rechnung brauchen Sie in diesen Fällen:

• Privatkunden: Für Rechnungen an Verbraucher gilt die Pflicht nicht.
• Kunden im Ausland: Ist Ihr Kunde nicht im Inland ansässig, greift die deutsche Pflicht nicht. Andere Länder können eigene Vorgaben haben.
• Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise: Rechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise dürfen immer als sonstige Rechnung gehen.
• Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf immer sonstige Rechnungen ausstellen, muss E-Rechnungen aber empfangen können.
• Bestimmte steuerfreie Leistungen: Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa ärztliche Heilbehandlungen, gilt die Pflicht nicht. Haben Sie auf die Steuerbefreiung verzichtet, gilt sie wieder.

Ob Ihr Fall unter eine Ausnahme fällt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung. Eine E-Rechnung dürfen Sie Geschäftskunden im Inland aber auch dann schicken, wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind.

Rechnungen an Behörden

Für öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vorschriften. Wer für den Bund arbeitet, muss seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen, grundsätzlich im Standard XRechnung, mit Leitweg-ID und über ein Rechnungseingangsportal des Bundes. Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 Euro. Länder und Kommunen haben eigene Regeln, arbeiten in der Regel aber ebenfalls mit XRechnung und Leitweg-ID. Die Leitweg-ID ist die Adresse der Stelle, die Ihre Rechnung bearbeitet. Sie bekommen sie vom Auftraggeber, meist zusammen mit dem Auftrag.

Das richtige Format für Ihren Empfänger

Welches Format Sie wählen, entscheidet Ihr Kunde. Fragen Sie im Zweifel nach, bevor Sie die erste E-Rechnung schicken. Als Faustregel:

Einen Übertragungsweg schreibt das Gesetz für Rechnungen zwischen Unternehmen nicht vor. Eine E-Rechnung per E-Mail ist also in Ordnung, Peppol brauchen Sie nur, wenn Ihr Kunde es verlangt.

Schritt für Schritt: E-Rechnung in Rechnung Direkt

So entsteht die Rechnung an die Stadt Musterstadt in Rechnung Direkt am Mac. Auf iPad und iPhone funktioniert es genauso.

1. Firmendaten vervollständigen Jede E-Rechnung braucht Name, Anschrift und USt-IdNr. oder Steuernummer Ihrer Firma. Die XRechnung verlangt zusätzlich Telefon, E-Mail-Adresse und eine Bankverbindung. Fehlt etwas, nennt Rechnung Direkt die fehlenden Angaben, bevor die Datei entsteht.
2. Kunden mit Leitweg-ID anlegen Tragen Sie die Leitweg-ID beim Kunden im Feld „Leitweg-ID“ ein, auf dem Mac in der Karte „Steuer & Zahlung“. Bei Firmenkunden, die eine XRechnung möchten, gehört in dieses Feld die Referenz, die der Kunde vorgibt, etwa eine Kostenstelle: Die XRechnung verlangt immer eine solche Käuferreferenz.

   

3. Rechnung schreiben Die Rechnung selbst schreiben Sie wie jede andere. Hat Ihnen die Behörde eine Bestellnummer genannt, tragen Sie sie im Feld „Bestellnummer“ ein; für Aufträge des Bundes gehört sie dann auf die Rechnung.
4. Format wählen und exportieren Öffnen Sie die Rechnung und gehen Sie zur Karte „Dokumente“. „PDF speichern“ erzeugt die PDF mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD im Profil EN 16931). Unter „Weitere Exportformate“ finden Sie die XRechnung, die ZUGFeRD-XML allein, Factur-X für Frankreich, Peppol BIS und die reine PDF. Ist die Rechnung noch ein Entwurf, fragt die App beim ersten Export, ob Sie sie ausstellen möchten; dabei bekommt sie ihre Nummer.

   

5. Prüfen und versenden Vor dem Export prüft Rechnung Direkt, ob alle Angaben vorhanden sind, die das gewählte Format verlangt. Wer ganz sicher gehen will, prüft die Datei zusätzlich mit dem Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), dem Referenzwerkzeug für die XRechnung. Die PDF mit ZUGFeRD schicken Sie mit „Per Mail senden“ direkt aus der App, die XRechnung auf dem Weg, den die Behörde vorgibt.

Geprüft: die Dateien aus diesem Beispiel

Für diesen Artikel haben wir die Rechnung an die Stadt Musterstadt mit Rechnung Direkt 1.8.2 in allen drei Formaten exportiert und geprüft:

• XRechnung 3.0: KoSIT-Validator 1.6.3 mit der Prüfkonfiguration für XRechnung 3.0.2. Ergebnis: keine Fehler, keine Warnungen, Empfehlung „annehmen“.
• PDF mit ZUGFeRD: Die PDF enthält die Datei factur-x.xml im Profil EN 16931. Die Prüfung nach EN 16931 mit demselben Validator ergab keine Fehler und keine Warnungen.
• Peppol BIS Billing 3.0: gültig nach dem UBL-2.1-Schema und den Regeln der EN 16931.

Rechnung Direkt hält eine ausgestellte Rechnung samt E-Rechnung so fest, wie sie ausgegeben wurde. Spätere Änderungen an Ihrem Firmenprofil oder am Design gelten nur für neue Belege. Aufbewahren müssen Sie Rechnungen acht Jahre, E-Rechnungen in ihrer ursprünglichen Form, bei der XRechnung also die XML-Datei.

Häufige Fragen

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch?

Bis Ende 2026 ja, wenn Ihr Kunde zustimmt. 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 ist die reine PDF zwischen Unternehmen im Inland nur noch in den Ausnahmefällen erlaubt, etwa bei Kleinbetragsrechnungen oder als Kleinunternehmer.

Brauche ich Peppol?

Nur, wenn Ihr Kunde oder eine Behörde es verlangt. Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland ist kein Übertragungsweg vorgeschrieben, die E-Mail genügt.

Kann ich die E-Rechnung in der Demo ausprobieren?

In der Mac-Demo legen Sie Firma und Kunden an, auch mit Leitweg-ID, und schreiben Rechnungen zur Probe. PDFs tragen dort ein Wasserzeichen; den Export von PDF und E-Rechnungen sowie den Versand gibt es in der Vollversion.

Quellen

§ 14 und § 27 Abs. 38 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024; § 14b UStG (Aufbewahrung); §§ 33, 34 und 34a UStDV; Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung sowie dessen Fragen und Antworten zur E-Rechnung; E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV), §§ 3 bis 5 und § 11. Prüfwerkzeug: KoSIT-Validator 1.6.3 mit Prüfkonfiguration XRechnung 3.0.2.